Site Loader

Jag har funderat en del på det här med e-mail stress och e-mail etikett, både privat och när det gäller jobbet.

Hur snabbt måste man svara på ett mail?

På jobbet har jag en tydlig struktur och läser och svarar på mail varje vardag mellan 8-15 ungefär. Kan jag inte ge ett konkret svar direkt brukar jag skriva något i stil med ”jag kollar upp det här och återkommer”.

Privat funderar jag däremot på hur ofta jag måste kolla på och besvara mailen. Där kan det ibland gå någon vecka eftersom jag inte kollar mailen om jag inte väntar på något speciellt.

När behöver man ”svara alla”?

Aldrig. Eller nästan aldrig i alla fall. En av mina pet peeves är när kollegor väljer att ”svara alla” på mail som inte behöver skickas till alla som fick originalmailet. Typexemplet är de som anmäler sig till ett möte och berättar för alla vilken specialkost de vill ha, eller den stackaren som skickade sitt fackliga ärende till alla medlemmar i facket.

Att svara alla kan ibland utlösa en lavin av mailsvar som i sin tur också svarar alla. I egna mail skickar jag ofta med hemlig kopia (bcc) så att man inte ser vilka originalmailet gick till, eller hänvisar mailsvar till en viss adress.

Topp 5 tips för att hantera din inkorg

1. Använd ämnesraden

Skriv ett tydligt ämne i mailet. Att skriva ”Fråga” som ämnesrad, eller ännu värre att inte skriva något alls, hjälper inte mottagaren att sortera sin mail. Jag jobbar mycket med kurser som har olika kurskoder, så jag lägger alltid in kurskoden i mailet för att lätt kunna söka fram mail som har med den kursen att göra. Ett exempel på en tydlig ämnesrad är ”Resultat på hemtentamen i PG1074, utbildning och lärande”.

2. Ett mail = ett ämne

Skriv bara om en sak i taget i mailen. Om du har en fråga om ett projekt, skriv ett mail om bara just det. Om du dessutom har en rapport att lämna in om något helt annat, skriv ett nytt mail med en ny ämnesrad. Då kan mottagaren prioritera och sortera mailen, och risken att hen missar att svara på något minskar.

Det blir extra rörigt om du svarar på ett mail med en väldigt specifik ämnesrad ”t ex möte idag, 10:00” med något helt annat.

3. Sortera mailen i mappar

Jag har insett att vissa människor inte använder mappar i sin inkorg. Jag använder inkorgen som en brevlåda, det kommer in mail som jag hämtar (läser) och sen väljer om jag ska ta bort eller arkivera i någon annan mapp. Behöver mailet någon åtgärd får det ligga kvar i inkorgen tills jag gjort det som krävs. Då har jag koll på att mailen hanterats och att jag inte missar något.

4. Filtrera mailen automatiskt med e-postregler

Om du (och dina kollegor) har följt steg 1-3 kan du lätt sortera dina mail med automatiska e-postregler. Man kan ställa in att alla mail med ”möte” i ämnesraden ska hamna i en viss mapp eller alla mail som nämner ”schema” ska kategoriseras som viktigt och sen sorteras i en annan mapp till exempel.

Med kurskoderna som jag använder i ämnesrader kan jag sortera alla mail som handlar om en viss kurs in i en separat mapp. (Jag brukar ställa in filtren så att de klarar några vanliga felskrivningar också, till exempel ”PG1074”, ”PG 1074” och ”1074” sorteras alla in på samma ställe).

5. Håll mailen korta och ge tydliga instruktioner

En av mina favoriter är när avsändaren ger tydliga instruktioner om vilken typ av svar eller åtgärd de förväntar sig. Speciellt om man får lite för långa mail är det väldigt användbart om mailet avslutas med något i stil med:

Katarina, kan du kolla om vi kan beställa fika till möte på onsdag?

Anna, har du bokat mötesrummet?

Alltså en tydlig ansvarsfördelning med fetstilade namn så att man lätt hittar det man behöver. Ett annat alternativ är att inleda med något i stil med ”Hej Adam, (cc. Sara för info)”. Då vet Adam att mailet är riktat till honom och Sara vet att hon inte behöver göra något med just det här mailet.

Katarina

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *